Rollen steuern die Dokument-Freigabe

Workflow-Funktionen sind rollenorientiert d.h. ein Nutzer, der eine bestimmte Rolle inne hat (z.B. Redakteur) darf bestimmte Tätigkeiten im Workflow erledigen (z.B. Dokument verändern).
Oftmals nehmen Workflows und die zugrundeliegenden Rollenkonzepte sehr komplexe Gestalt an und erschweren für das Gros der Arbeitseinsätze den Publishingprozess. Daher bietet ZMS zwei grundsätzliche Varianten für den Freigabe-Mechanismus, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Direkte Freigabe: der Workflow ist quasi ausgeschaltet; jede Änderung wird sofort in der Website ("Live") präsentiert
• Staging-Prozess für die gestufte Freigabe: jede Änderung wird zunächst in einer Arbeitsversion gespeichert, wobei die letzte Live-Version solange erhalten bleibt, bis die Freigabe der Arbeitsversion erfolgt. Erst dann wird die Live-Version "überschrieben".

Für den Freigabe-Prozess wird ein rollen-orientierter Workflow eingeführt werden: ZMS erlaubt die Definition bzw. Zuweisung der Autoren- und Redakteurs-Rolle an spezifische Nutzer. Das übliche Workflow-Szenario sieht folgendermassen aus: der Autor erstellt ein Dokument und kann sich die Vorschau ansehen, der Redakteur erhält eine automatische Mail über das neue (oder auch geänderte Dokument) und kann die Freigabe, d.h. "Live"-Stellung per Buttonklick durchführen.

Seit ZMS 2.1 kann der Workflow über ein grafisches Interface frei definiert werden: Objekt-Zustände, Übergange samit ihrer Programmlogik und zugehörige Rollen lassen festlegen und zu flexiblen Ablaufschemata zusammenstellen.