ZMS-Workflow: ein einfaches und flexibles Modell

Das Workflow-Interface [Konfiguration > Workflow] bietet eine übersichtliche grafische Darstellung für die Workflow-Modellierung.

Das vormalige Modell bis ZMS 2.0 bestand in einem optionalen fixen Zweistufen-Workflow; in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle kommt man mit diesem Modell sehr gut aus, zumal ein komplexer Workflow immer einen Overhead bedingt.
Mit der intensivierten Nutzung von ZMS gerade bei unternehmenskritischen Informationen hat sich gezeigt, dass immer mehr ZMS-Anwender sehr spezifische Einsatzszenarien entwickeln, die eine Flexibilierung erforderlich gemacht haben. Die Grundüberlegungen für die ZMS-2.1-Implementierung waren folgende:
Ein Workflow bedingt für die Dokumente bestimmte "Zustände" (Status); ein "Übergang" (Transition) führt von einem oder mehreren Ausgangs-Zuständen zu einem definierte Ziel-Zustand. Eine logische Folge von solchen Zustandsübergängen bzw. Workflowschritten ist der "Workflow".
Ein Workflowschritt (Transition) zeichnet sich neben bestimmten Eigenschaften (Icon, Name, Durchführungs-Berechtigung) und der Statusänderung, die er bewirkt, durch eine "Workflow-Aktion" aus. Diese Aktion wird erzeugt durch spezifischen DTML-Programmcode, den der ZMS-Administrator anpassen kann; übliche Programmlogiken sind das Versenden einer Info-Mail und die Rückgabe einer Statusmeldung.

Die Übergänge zwischen Workflow-Zuständen gehen einher mit individuell programmierten Aktionen, die der Steuerung der Redakteure dienen.