Die Inhalte werden in ZMS aus der Sicht des Anwenders ähnlich wie in einem Dateisystem abgelegt. Ordner dienen primär der inhaltlichen Strukturierung und Dokument-Organisation, können aber wie Dokumente auch Inhalte aufnehmen. Die Ordner der obersten Ebene werden auch "Channels" oder Themenkanäle bezeichnet, was darauf hindeuten soll, dass es sich um verschiedenartige Informationsangebote handelt. Oftmals ist es erforderlich, dass diese "Channels" eine differentes Basislayout (z.B. Farbgebung) erhalten; dazu wird ein Channel-Attribut eingerichtet, das das Layout über Konditionalstrukturen definiert.

Die operative Tätigkeit des Redakteurs beginnt damit, dass er die eigentlichen Dokumente in überschaubare Mengen aufteilt und sie den definierten Ordnern zuordnet. Dokumente bestehen aus einzelnen Seiten-Elementen (Textabschnitte, Illustrationen/Grafiken, etc.); jedem Textabschnitt wird eine Bedeutung im Sinne einer Format-Deklaration, wie z.B. Überschrift-1, Bodytext, Aufzählung etc. zugeordnet.