Textverarbeitungsprogramme bieten eine Fülle von Funktionen und Möglichkeiten, das Erscheinungsbild eines Textes in Bezug auf Layout und Integration von Grafiken vielfältig, detailliert und individuell zu gestalten.
Der Vorteil hoher Flexibilität ist dann von Nachteil, wenn größere Textwerke von mehreren Autoren gleichzeitig geschrieben oder Textwerke cross-medial publiziert werden sollen. In diesem Kontext ist eine einheitliche Dokumentstruktur zwingend erforderlich, d.h. für die Formatierung wird nur eine (möglichst geringe) Zahl an genau definierten Absatz bzw. Text-Formaten eingesetzt. Die Zuweisung von Formaten orientiert sich in erster Linie an der Bedeutung eines Textelementes (z.B. als Überschrift oder Liste) und nicht an dessen Erscheinungsbild. Letzteres ist quasi nachrangig gekoppelt an das Format und damit jederzeit änderbar. Konsistente Dokumentstrukturen (Format-Elemente) sind die Voraussetzung für die Weiterverarbeitung von Texten z.B. auf Grundlage der Auszeichnungssprache XML.
Um homogene Datenstrukturen zu erhalten, werden Dokument- bzw. Formatvorlagen eingesetzt; Dokumentvorlagen bestehen aus einem Satz von definierten Formatmerkmalen, die einzelnen Textteilen zugewiesen werden können. Im folgenden wird eine Dokumentvorlage vorgestellt, die es auf einfache Weise erlaubt, Inhalte mit Word2003 zu erfassen, die auf Knopfdruck in das System importiert und dort weiterverarbeitet werden können.