Die wesentlichen Instrumente für die Qualitätssicherung von Inhalten sind Workflow und Versionierung; beide Ansätze gehen bei der Inhalte-Produktion Hand in Hand: der Workflow stellt sicher, dass die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt eine inhaltliche Bearbeitung oder Prüfung durchführt, während die Versionierung dafür sorgt, das die Geschichte der Bearbeitungsschritte transparent und nachvollziehbar bleiben. Das Workflow-Konzept bedingt zumindest zwei Dokument-Versionen:

  1. die in Bearbeitung befindliche„Arbeits-Version“ und
  2. die publizierte „Live-Version“.

Mit dem Eintritt in den Workflow wird eine Kopie der aktuelle Live-Version angelegt, die als Arbeitsversion dient. Mit der Dokument-Freigabe wird die Arbeits-Version zur nächsten Live-Version, indem die zuvor bestandene Live-Version unwiderruflich überschrieben wird.

Durch die Aktivierung der History-Funktion können alle Live-Versionen als Dokument-Historie im System erhalten bleiben. Mit der fortschreitenden Versionierung der Inhalte ist allerdings das Faktum einer stetig wachsenden und ggf. Performance-reduzierenden Datenmenge verbunden. ZMS löst dieses Problem durch die Einführung einer gestuften Versionierung. Der Grundgedanke ist, nur diejenigen Dokument-Versionen im System zu halten, die auch tatsächlich eine Relevanz besitzen – sei es nun redaktionell, juristisch oder organisatorisch. Auf diese Weise kann die Datenbankgröße kontrolliert werden und man verliert nicht den Überblick angesichts unzähliger, ggf. irrelevanter Dokument-Versionen.

Im Detail unterscheidet ZMS drei Arten der Versionierung, die mit einer dreigliedrigen Versions-Bezifferung gekennzeichnet werden (z.B. 1.4.2):

  1. Minor-Version: innerhalb des Workflows erzeugt der Übergang von einer Bearbeitungsversion zur nächsten (z.B. die Syntaxkorrektur in einem Textabschnitt) einen neue minor-Version; die Versionsbezifferung wird an der dritten Stelle erhöht, z.B. 1.4.2. -> 1.4.3. Die Minor-Version bezieht sich immer auf das Content-Objekt selbst und nicht aber den umfassenden Dokument-Container; Minor-Versions sind also stets Arbeitsversionen bzw. niemals freigegeben.
  2. Major-Version: nach Abschluss des Workflows (Freigabe) werden die aktuellen Minor-Versionen der Content-Objekt zur aktuellen Live-Version. Diejenigen Minor-Versions, die zwischen der letzten Freigabe- und der aktuellen Freigabe-Version angefallen sind, werden gelöscht. Die Versionsbezifferung wird an der zweiten Stelle erhöht, z.B. 1.4.2 -> 1.5.0. WICHTIG: bei ausgeschaltetem Workflow wird konsequenterweise bei jedem Arbeitsschritt eine major-Version erzeugt, also ein „neues Dokument“.
  3. Master-Version: um die Vielzahl von Dokument-Versionen einer hierarchischen die Publikation allesamt auf eine einheitlich Versions-Nummer zu bringen und alle Zwischenversionen zu löschen, kann vom Redakteur per Actionlist-Klick ein Knoten (ZMSFolder) bestimmt werden, über den eine Master-Version erzeugt werden soll. Diese Methode arbeitet rekursiv und verändert die erste Stelle der Versionsziffer: z.B. 1.4.2-> 2.0.0.
Version_count

Die dreigliedrige Versionsbezifferung lässt sich in der rechten Statusleiste für jedes Objekte ablesen. Das dargestellte Beispiel zeigt, einen Textabschnitt, der 3 mal verändert publiziert wurde und sich jetzt innerhalb des Workflows in der fünften Bearbeitungsversion befindet.

Zusammenfassung: Die Dokument-Versionierung ist eine sinnvolle Erweiterung des Workflow-basierten Arbeitsprozesses. Die Objekt-Versionierung vollzieht sich in den Zählungsschritten der Minor-Versionierung und während die Dokument-Versionierung in Major-Ziffern gezählt wird. Die Master-Versionierung schaltet ganze Dokumenthierarchien auf eine übergeordnerte Versionsziffer gleich und löscht dabei sämtliche Gestehungsversionen.